Global Americans — El pipeline que queremos

A dónde vamos

El objetivo es darle a Diego las herramientas para tomar decisiones y maximizar las probabilidades de que se cierren donaciones.

Dos bases separadas: el CRM guarda personas — una sola vez cada una. El pipeline guarda oportunidades — lo que le pedimos a cada persona.
Cada oportunidad con monto, proyecto, etapa y responsable. Eso es lo que permite proyectar cuánto va a entrar.
Una base viva y útil: que cuente la historia de cada relación, muestre cómo vamos, y prenda alarmas — lo que lleva 60 días sin moverse, quién no tiene seguimiento, a quién deberíamos estar pidiéndole.

CRM

personas · quién es cada quien

→

Pipeline

oportunidades · qué le pedimos

Se conectan por el correo de la persona.

Así se vería. Una demostración navegable del panel que usaría Diego, con los proyectos reales de GA. La proyección de arriba sale de estos mismos datos.

Abrir el panel →

El gap

De las 336 oportunidades que hay hoy en el tablero:

Qué falta	Cuánto	Por qué importa
Con monto cargado	9%	Sin monto no se puede proyectar cuánto va a entrar
Con responsable	16%	Sin dueño, nadie da seguimiento
Con fecha de próximo paso	0%	Es lo que hace que una oportunidad avance
Sin proyecto asignado	91	No se sabe a qué programa iría la plata
Sin correo	63	No se pueden cruzar con el CRM — no sabemos quiénes son
Cerradas sin monto	19 de 20	El histórico no cuadra: en 2026 entraron ~$290.000 y el pipeline registra $3.500
Estancadas en Prospect o Identification	201	60% del tablero nunca avanzó
En “Not Applicable” o “Waived”	40	Son pérdidas sin explicar: deberían ser Lost con la razón de por qué no se dio
Columnas duplicadas, vacías o mal nombradas	8	Cuesta entender el tablero y sacar un resumen confiable

Aparte: hay 29 Fellows dentro del pipeline. No son un problema de datos — simplemente no son pedidos de plata (a los fellows se les pide tiempo), así que van a su propia tabla. Ver el paso 5.

Cómo lo arreglamos

En este orden. La primera es la más chica y la que le devuelve credibilidad al tablero.

Cuadrar lo ya recaudado

~20–30 registros · 2–3 h

La fuente de verdad es el reporte financiero de Diego, que tiene el ingreso real por proyecto y por mes.

Listar cada donación recibida en 2026: quién, cuánto, cuándo, a qué proyecto.
Si existe en el pipeline → completar monto y fecha real de cierre, dejarla en Closed Won.
Si no existe → crearla directamente en Closed Won. Es válido registrar lo que ya pasó.

Cómo saber que quedó bien: la suma de Closed Won 2026 debe dar aproximadamente lo mismo que el ingreso del reporte financiero del mismo período.

Decidir qué sigue vivo

336 → quizá ~100 · 1–2 h con Diego

Antes de llenar datos hay que decidir qué merece llenarse. La pregunta por fila: “¿le vamos a pedir plata a esta persona en los próximos meses?”

No → a Lost, siempre con la razón de por qué no se dio.
Las 40 que hoy están en “Not Applicable” o “Waived” → también a Lost con razón. Son tres formas de decir lo mismo; con una sola etapa y la razón escrita alcanza.
Las repetidas → dejar una sola, salvo que sean dos pedidos distintos de verdad.
Los 29 Fellows → salen del pipeline, pero no se borran: van a su propia tabla (paso 5).

Cómo saber que quedó bien: toda oportunidad que quede abierta debe poder responder “¿quién es el responsable y cuál es el próximo paso?”.

Completar las que quedaron vivas

4 campos · 2–3 h

Qué llenar	¿Dónde?	Por qué importa
Monto solicitado	En Monto Ask, que ya existe	Sin esto no hay proyección
Proyecto	En Opportunity, que ya existe (se renombra a “Proyecto”)	Define qué financia qué
Dueño de la relación	En Owner, que ya existe. Poner Global Americans o el nombre de quien la trajo	Si no es GA, esa donación paga comisión
Próximo paso	columna nueva — hoy está mezclado dentro de “Notas / Next Steps”	La acción concreta pendiente
Fecha del próximo paso	En Próximo Follow-up, que ya existe (hoy vacía)	Es lo que hace avanzar la oportunidad
Responsable del próximo paso	columna nueva	Quién ejecuta — muchas veces no es el dueño de la relación

De los seis campos, cuatro ya existen y solo hay que llenarlos. Los dos nuevos los creo yo antes de que empieces.

Lo que NO hay que llenar: organización, cargo, correo y país se traen solos desde el CRM (columnas espejo de Monday). Y la probabilidad sale de la etapa automáticamente. Nadie escribe esos campos.

Si no se sabe el monto exacto: poner un estimado y ajustarlo después. Un estimado razonable sirve; un campo vacío no sirve para nada.

Ordenar las columnas

una sola vez · 1 h

El tablero pasa de 20 columnas a 15. En resumen:

Se borran: Substage (se pisa con Stage), Previous Probability, País/Proyecto, Texto y Horas Trabajadas.
Se conectan al CRM: organización, cargo, correo y país pasan a ser columnas espejo — se ven igual en el tablero pero se escriben una sola vez, en el CRM.
Se automatiza: la probabilidad sale de la etapa, y el monto ponderado se calcula solo (descontando comisión si el dueño no es Global Americans).
Se crean: próximo paso, responsable del próximo paso, fecha esperada de cierre, monto recibido y razón de pérdida.

Ver el detalle: las 20 columnas de hoy, qué hacer con cada una, y cómo queda el tablero →

Sacar los Fellows a su propia tabla

29 personas · 1 h

A los fellows se les pide tiempo, no plata, así que no son oportunidades de donación. Hoy están dentro del pipeline (29 items) y ensucian la proyección: nunca van a tener monto.

Van a una tabla aparte, con su propio ciclo — invitado → aceptó → activo → alumni. Es la misma lógica de etapas, pero con otra moneda.

Regla importante: cada fellow tiene que ser una persona que ya exista en el CRM. Si no está, primero se crea la ficha ahí y después se agrega a la tabla de fellows. Igual que con las oportunidades y los eventos: la persona vive una sola vez.

Y no se pierden: un fellow que pasó un año con acceso a la red de GA es justo el perfil que después aparece como candidato a donante. Cuando llegue ese momento, se le crea una oportunidad en el pipeline — ahí sí, con monto.

Reglas de aquí en adelante

Una oportunidad nace con monto, proyecto y responsable. Si no se saben los tres, todavía no es una oportunidad — es un contacto.
Cada cambio de etapa lleva un próximo paso con fecha.
Cuando entra plata, se cierra la oportunidad ese mes con el monto real. Eso mantiene el histórico cuadrado.
Cuando se pierde, se registra la razón.
Revisión de 30 minutos los viernes con Diego.

Global Americans · Pipeline de Donaciones · Agosto 2026 · cifras medidas sobre el tablero real